Destinatarii formularului sunt: Directorul pentru Protejarea și Siguranța Copilului și Responsabilul cu Protejarea și Siguranța Copilului.
Echipa va analiza și investiga problema și va decide dacă plângerea:
- Este în conformitate cu procedura internă de protecție a copilului (luarea de măsuri relevante și monitorizarea evoluției la nivel local).
- Ar trebui să ajungă la autorități, caz în care organizația va depune o sesizare oficială (la Serviciile de Asistență Socială sau la Poliție) și va urmări evoluția circumstanțelor.
După primirea unei plângeri, atât Directorul pentru Protejarea și Siguranța Copilului cât și Responsabilul cu Protejarea și Siguranța Copilului vor decide dacă Politica privind Protejarea și Siguranța Copilului trebuie actualizată.
În stabilirea deciziei și a acțiunilor care urmează să fie impuse, interesul copilului va fi pus pe primul loc.
Evidențele reclamațiilor/rapoartelor sunt bine păstrate în cadrul organizației. Rapoartele sunt tratate cu confidențialitate.
Subiectul plângerii și toți martorii trebuie să coopereze pe deplin și deschis în timpul investigațiilor și audierilor interne.
Investigațiile interne legate de acuzațiile de comportament neadecvat urmează să fie discutate cu autoritățile competente.